•档案管理
太平保险公司可以根据案卷类别的不同，在知识管理库建立需要的案卷库。并可供普通用户进行网上借阅，实现多人同时借阅的模式。还不仅提供用户以案卷为单位进行借阅，也可以只借阅案卷中的一个或多个文件。
所有收、发文管理模块中的文档经归档员归档后都会自动转移到档案管理的已归档文件中，并根据来源进行自动分类。
档案管理员也可在以归档文件窗口中，进行独立归档（如，将以前的文件录入系统）。
档案管理员可对各案卷中的文件进行调整（如，将案卷中的文件移出），还可决定每个案卷在封卷后的借阅情况（如，是否可对外借阅；借阅到案卷一级还是案卷中的文档一级；借阅对象是系统中的所有人员还是部分人员等）。
档案管理员还有权设定案卷可借阅的范围，即可以指定案卷可借阅的人员/角色/部门。
案卷管理员可将案卷中的一个或多个文件发布到信息发布数据库中。案卷管理员的发布权限，可在系统设置中设置发布员及其权限时设定。
系统提供借阅管理的窗口，在此档案管理员可查看普通用户提交的借阅申请，并执行审批（如，同意、拒绝等相关操作），同时也可添加个人意见（如，关于借阅时间的长短可协商后再决定）。
提供一般用户借阅案卷或文件的列表（列表分案卷一级和文档一级），用户在未提出借阅申请前，只能看到案卷或文档的标题，只有在提出借阅申请并得到管理员同意后，才有权限查看到案卷或文件的具体内容。
用户在借阅期限内，查看完相关的案卷或文件后，可自行归还。若用户未及时归还，系统会自动发出提示邮件，催促用户归还，并可设定催还的间隔期限，如每2天发送一封邮件。系统管理员也可主动收回借阅权限。
若用户到时仍想借阅，可填写续借申请单。申请续借该案卷或文件，需经管理员审批通过后才有继续借阅的权限。
•合同管理
对草拟的合同的专门管理，利用工作流定义功能，定义“草拟”等环节，系统自动传至有关员工的“待办事宜”中审批处理、编号、打印正本（标准文本则直接填制）、对方盖章、公司盖章、分发、办结后自动电子归档（归入档案管理中），并做到对合同执行的监控（如付款、对合同对方的评价、到期前的续约提醒、续约情况等等），有提示功能。
七、预、结算及报销
e-cology系统预、结算及包销功能是以“财务管理模块(e-Financials)”为主线，协同“工作流模块(e-Workflow)”、“知识文档模块(e-Docuument)”、“人力资源模块(e-HRM)”提供下属和财务、审批人可查询借款及支付情况查询，实现财务预算的电子化审批。包括：
•对财务数据进行集中管理
•获得对企业绩效宏观和微观上的认识
•预算和实际支出的比较
•提供各类固定及自定义之财务报告
•集成其它的财务系统向管理层展现公司情况
•协同性:找到某个财务数据,就能找到与这个财务数据相关的所有信息(客户/其它财务数据/项目/资产/计划/流程/文档/人员)
具体表现为：通过工作流管理实现所有的财务相关流程都可以可以通过工作流的方式进行流转，包括：预算审批、借款、商户结算等；通过知识管理功能，管理人员相关的合同，客户相关资料；通过人力资源管理结合财务管理实现人员占用资产统计和相关费用统计。
八、邮件、短消息、即时通信以及传真系统的运用
•邮件
协同管理平台(e-cology)运用所有遵循POP3/SMT协议的邮件服务器，与主流的Exchange、Lotus notes等结合在一起。直接可以在系统上收发邮件，不需要再次进行客户的端的安装，直接可以在系统上收发邮件。
•短消息、即时通信工具
短消息功能将邮件系统和e-cology系统的功能和应用扩展到员工以及客户的手机上，满足了广大用户对移动办公的需求。例如：员工可以通过系统与同事或者客户进行手机短消息通信；也可以通过手机发送、接收和回复短信到接收者的邮件系统；通过邮件和手机短信的互通实现移动状态下的工作流程通知和待办事宜提醒。目前并已实现与腾迅RTX集成，实现即时通信、在线信息提醒、传输文件、以及视频会议等功能。
•与传真系统集成，可以直接在协同办公OA系统上收、发传真。
九、资产管理
以e-cology的“资产管理(e-Logistics)”为主线，协同“工作流管理”“知识文档管理”“人力资源管理”来实现资源利用的管理，所有的借用、维修、各种申请都可以通过工作流的方式进行流转；通过知识管理功能，管理资源相关的原始资料，如：发票、采购合同、维修卡等；结合人力资源实现人员占用资产统计。
十、企业文化制度、人与组织的协同发展
企业文化的管理要关注人、规章制度两个方面的内容，泛微根据对“企业文化”需求的理解，主要采用e-cology的“知识文档模块”实现，与“工作流模块”和“人力资源模块”协同。
•为知识搜集和沉淀、积累、传递为主要目标的过程。
建立知识管理模块，将太平保险公司内部所有已经沉淀下来的文档按照一定的组织或类别按照一定的权限控制进行整理和规范使用。在管理上太平保险公司的管理层应该从管理方式上做出制定，要求所有的员工将所有有用的文档按照一定的目录或类别进行存储。不但提供自定义的文档存放，还允许用户将文档在一定的权限泛微内实现共享与文件的流动。
•扩大知识采集范围和发布方式方法，建立部门信息门户，和企业业务应用系统数据集成。
知识的来源可以限于现有的电子形式的文档，系统提供的知识管理功能还可以MAIL或项目管理、流程管理、人力资源管理系统进行集成。
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服 务 CIO 推 进 信 息 化 
