五、行政办公管理
结合e-cology的知识管理、人力资源管理、资产管理、工作流程管理、客户管理、财务管理、报表中心来实现太平保险公司的行政办公需求。所有在办公自动化中的收、发文、合同管理、预结算管理、采购管理、档案管理、日程管理、工作计划、工作总结、短消息管理、邮件管理、各类报表等都可通过e-cology的相应模块协同完成。
•收、发文、合同管理、内部文件管理、档案管理在运用了知识管理、客户管理以及工作流程管理；
•预结算管理、采购管理可通过财务管理模块实现，对部门及个人可进行部门预结算、结合工作流程实现费用报销、借款及采购管理。
•日程安排、工作计划、总结与泛微的人力资源、项目管理、工作流以及与产品数据管理中的项目管理，进行互动，实现数据的多源化；
•短消息与邮件都是结合在工作流程中，也可以单独使用；
•在行政办公管理中还包括会议管理、培训管理。其中会议管理以及培训管理又与人力资源以及知识管理来互动完成；
•资产管理也归结到行政办公管理功能中，实现对办公设备以及太平保险公司固定资产以及会议、车辆的管理、图书资料、证照管理、办公用品管理等；
六、公文管理
作为现代办公的其本功能，为用户提供了较为完整的一套办公室常用的公文处理流转系统。行政办公按文档类别可分为收文管理、发文管理、档案管理、签报管理、用印管理和任务督办。因此太平保险公司的收发文、档案管理、公告等都归结到行政办公中。
用户可在系统的工作流中进行公文的起草、流转、编辑、签发、登记、归档、等操作，从而实现太平保险公司办文的自动化。
收文管理、发文管理和档案管理的协同运作，使企业实现文档的一体化管理。
•收文管理
收文管理的功能主要是以电子文档的形式处理和记载上级公文、平级来文等公文，然后通过e-cology系统来代替以前的办理模式。从而提高了办文的运转速度、公文办理信息的完整性，用户可根据公文的登记日期、缓急程度、当前流转状态、当前处理人员快速有效地找到相关文档做相应操作。
在系统设置中被赋予“收文登记员”的角色或人员可以将来文扫描或直接手工输入。收文登记的内容包括收文主题、收文来源、收文分类、收文编号（系统根据分类自动生成）、缓急程度、密级性、登记员、起草时间、文件内容和附件，以及收文流转的流程名称等信息。
在收文登记时，有些登记项系统会自动生成，有些登记项已经提供了标准信息供您选择，有些登记项系统会提供一些智能化的提示，这样就提供用户使用方便，遵循本系统处处从用户角度出发的原则。
流程管理员可根据需要，将流转中的文档重置到流程的任何一个节点，再进行流转，从而提高了流程的应变能力。
若收文流转过程中超过了设定的办文时限，系统会自动将催办信息发送到当前处理人员的待办事宜，提醒用户及时办理公文。
具有发布权限的用户，可把有些已办理完成的收文发布到“信息发布”模块中，并设定有权限查看该文件的用户，使文件发挥它应有的作用。
在整个收文流转过程中，收文每经过一个节点，系统会自动记录每个节点的处理人员，处理时间，处理信息等，让用户更清晰地了解当前收文的日志信息。
有“收文归档员”权限的用户可把已流转结束的收文归档到“档案管理”数据库，归档员可以单个归档，也可以批量归档，一次性处理多个文档。
•发文管理
发文管理主要是处理内部制定的或外来文件转发的公文，起草的电子文件一般需逐级通过各级领导的审批和修改，最后提交相关主管领导签发并登记归档。
真正实现了无纸化办工，将传统手工的、繁琐的公文处理转为轻松的计算机联网办公，安全、可靠、省时、省力，使办公人员彻底从传统办公模式中解脱出来。
在系统设置中被赋予“发文起草员”的角色或人员有起草发文的权限。起草的内容大致有发文主题、发文分类、发文编号（系统根据分类自动生成）、起草人、起草时间、发文正文和附件，以及发文流转的流程名称等信息。
起草员确认文件起草完成后，进入审批，系统会根据审批的流程把发文自动流转到相应的处理人员处。
发文审批过程中的人员可以从待办事宜获悉待审批信息，并直接打开文档。根据系统管理员赋予的权限，进行修改正文，添加意见，继续流转，结束流转，传阅文档、电子签名等操作。编辑文件时，系统可记录并区别多个不同的人对文件的修改印记。系统提供电子签名以提高审批文件的安全性。
系统将权限设置细化，所有发文的登记也可以定义在流程中的任意一个节点，真正实现了流程的自定义。
发文登记员可对已流转完毕的发文进行意见汇总，汇总后的意见独立成文，查看方便。
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